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기록물 정리

해당 사안의 업무가 종료되어 직접적인 활용이 끝난 기록물을 대상으로 이관에 앞서 등록사항과 기록물 실물의 일치여부를 종합적으로 확인하고 물리적 정리를 완료하는 활동

기록물 정리개념

정리주체
1. - 처리과별로 기록물관리책임자의 확인으로 정리과정 수행
2. - 자료관은 정리지침 및 사전교육 실시
정리시기
1. - 공공기관은 매년 2월 말까지 기록물 정리 완료 조치
  공공기관의 기록물관리에 관한 법률시행령」제14조(기록물의 정리) : 법제처 링크
정리대상
1. - 전년도에 생산을 완결된 기록물
정리사항
1. - 등록사항의 최종점검 및 보완
2. - 표지.색인목록.면표시
3. - 보존상자 편성 등 물리적 정리

기록물 정리 내용

등록사항의 확인 및 완료
1. - 등록 누락된 기록물, 철등록과 분류사항 미완료 기록물 등록사항 완료
2. - 기록물철등록이 완료되고 편철된 기록물은 업무수행의 과정에서 적정하게 생산되었는지 편철의 순서가 올바른가를 확인
3. - 관련문서가 여러 건이며 정리시점에 아직 사안이 종결되지 않았을 경우, 최종 종결문서가 처리 완결되었을 때 관련문서와 함께 편철.정리
진행용파일을 보존용 파일로 교체
1. - 진행용파일에서 기록물을 꺼내 훼스나(책철침), 클립, 스테플스(호치키스용 철침) 등의 철제품류는 모두 제거
2. - 표지와 색인목록은 자동전환되어 출력된 것으로 대체
3. - 표지, 색인목록, 기록물의 순서 등을 최종확인하고, 편철용집게로 고정시키후 보존상자에 편성
면표시방법
1. - 문건별 면수를 중앙 하단에 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래로 표시함
2. - 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시를 함.
3. - 접혀있는 문서는 펼친 상태에서 면 표시를 함.
4. - 부전지(첨지)의 경우에도 기재된 면에 면표시를 함.
5. - 사진이 문서에 계단식으로 붙어있을 경우에는 사진수량 만큼 면수를 포함하고 다음 문서 쪽에 면표시를 이어서 함.
6. - 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시를 함.
7. - 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시함.
색인목록
1. - 문서철 내의 각 건별 색인목록을 작성하여 문서철 맨위에 본문과 함께 편철
2. - 구전자문서의 경우 보존기간 10년 이상의 기록물은 출력하여 종이문서와 함께 편철하며, 색인목록에 「전자문서」임을 표시함
  신 전자문서시스템(2004년도 기록물 분류기준표가 탐재되어 운영된 시스템)으로부터 생산된 전자문서는 기록관리 시스템에 전자적인 방법으로 이관
보존용 표지 및 보존용 상자 사용
1. - 보존기간이 영구·준영구(30년)이상 보존기록물은 새로운 보존용 표지 및 보존용 상자 사용
  1. ㆍ보존용 표지(조달물품번호)
    1. A4용(7530-05401010), B4용(7530-05402010)
    2. 보존용 표지는 크립으로 고정
  2. ㆍ보존용 상자(조달물품번호)
    1. 1종A4용 노랑색(7110-02200010), 1종A4용 하늘색(7110-02200011)
    2. 2종B4용 노랑색(7110-02200020), 2종B4용 하늘색(7110-02200021)
2. - 준영구 이하의 보존기록물은 기존보존용 표지 또는 사무용 파일 (황색, 연두색, 하늘색) 사용(2005년까지 사용가능)

정리완료문서의 임시보관

- 생산된 문서는 최대 처리과에서 보관 : 종전에는 보존기간이 1년 또는 3년인 문서는 처리과에서 1년 또는 3년 보존후 폐기하였으나 2000년부터는 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년까지 보관후 문서과로 이관조치하며, 처리과에서는 일체폐기 불가

정리완료문서의 임시보관
구분	XML	TEXT
정리시기	기록물 형식	매년 2월 말까지 기관별로 기간 안에 자율적으로 시행
정리결과처리	정리결과 기록물 유형별 생산현황 통보 (통계 및 시스템 파일) 기록물 이관 등	월 말까지 생산현황 취합 처리과 기록물 이관 등
기록물평가 및 폐기	처리과 생산 후 2년 이내 기록관에 기록물 이관	기록관에서는 보존기간 경과 기록물에 대한 전문요원의 심사 및 평가심의회의 심의를 거쳐 결정
문서폐기	처리과 및 문서과(문서관리 담당)	기록물관리전문요원 심사 및 기록물폐기 심의회의 심의 거쳐 관할기록물관리기관의장이 폐기 결정

기록물의 인수 및 관리

처리과
1. 각 처리과는 2년 이내 보관후 기록관 또는 특수기록관에 이관
2. - 이관문서 인계인수서를 작성하여 관리
3. - 이관목록 양식보기
자료관(문서과)
1. - 처리과로부터 인수목록 및 기록물의 인수
2. - 보존기간이 30년 이상으로서 보존기간의 기산일로부터 10년 경과한 다음 연도 중 중앙기록물관리기관에 이관
3. - 보존기간 경과문서 폐기 심의 및 집행
4. - 기록물 관리 및 보존
ㆍ보존서고의 환경 정비
ㆍ기록물의 체계적 서가배열 및 정리
ㆍ보존기록물 목록 및 대출기록부의 비치