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기록물관리기준표

기록관리기준표
2003년까지 사용된 "공문서 분류번호 및 보존기간 표"는 정부의 기능을 기능별십진(技能別十進)분류방법에 의해 분류하고, 그 세부기능 항목별로 보존기간의 책정기준을 제시한 것이었다.
기능별로 문서가 편철되어 특정한 단위업무(프로젝트) 내에서 생산한 문서들이 각기 다른 문서철에 흩어져 보관된다든지, 기능분류항목에서 누락되어 관련된 기록물들이 관리되지 않는 경우가 있다든지, 찾아 사용하기 불편하여 임의로 낮은 보존기간을 책정할 수 있는 여지가 있다든지, 5년 단위로 개정됨으로써 업무현실을 즉각적으로 반영하지 못하였다든지 하는 단점을 갖고 있었다.
국가기록물의 체계적 관리가 필요하다는 인식이 확산되어 1999년 『공공기관의기록물관리에관한법률』 제정을 준비하면서, 기존의 "공문서 분류 및 보존기간 표"의 미흡한 사항을 개선하기 위한 방안으로 채택된 것이 "기록물분류기준표"제도이다.
2007년 『공공기록물관리에 관한 법률』이 제정되면서 업무에 기반한 기록관리 체계를 구축하기 위하여 “기록물분류기준표”제도를 대체할 정부기능분류체계(BRM : Business Reference Model)를 기록분류체계로 도입하여 “기록관리기준표”제도를 운용하도록 규정되었다.
기록관리기준표 제도는 2008년에는 중앙행정기관에서 운영하며 지방자치단체, 교육청 및 그 밖의 공공기관은 2013년부터 도입하여 운영하게 된다.

기록관리기준표의 개념

  • 업무과정에 기반한 기록관리 체계를 구축하기 위해 정부기능분류체계(BRM : Business Reference Model)를 기록물 분류체계로 도입하게 됨
  • BRM의 단위과제별로 업무설명, 보존기간, 보존기간책정사유, 기능유형을 규정하여 기록관리기준표로 운영
  • 기록물 분류체계인 BRM의 구조와 상세 설명은 다음과 같다
    BRM의 구조
  • BRM 기능별 분류체계 상세설명
    BRM 기능별 분류체계 상세설명
    분류체계 세부설명
    정책분야(1레벨) 대국민 서비스, 정부 내 활동 등의 정부의 Business Area를 고려하여 구분.
    분류기준은 정부의 예산배분체계, 국가 간 행정서비스의 통계자료 비교를 위한 국제기준 등이 고려됨
    정책영역(2레벨) 정책분야를 각 부처별 수행하는 기능(LoBs)과 체계가 연결될 수 있도록
    각 부처의 Business Area별로 세분류
    대기능(3레벨) 각 부처의 국/실 수준에서 담당하는 기능
    중기능(4레벨) 각 부처의 과/팀 수준에서 담당하는 기능
    소기능(5레벨) 중기능을 수행하기 위하여 담당자가 수행하는 기능으로 법률,
    직제 등 법적인 근거를 통하여 정해진 기능
    단위과제(6레벨) 업무 간 유사성, 독자성을 고려하여 담당자가 소기능을 영역별,
    절차별로 세분화한 업무영역
    - 기록관리기준표는 BRM의 6레벨인 단위과제별로 업무설명, 보존기간 책정, 보존기간 책정사유 등을 지정하여 기록관리시스템(RMS)으로 생성 · 관리하게 된다.
  • 기록관리기준표의 구조
    기록관리기준표의 구조
    업무분류체계(BRM) 기록관리항목
    조직
    분류
    기능분류 단위
    과제
    기능
    유형
    처리
    과정
    1레벨
    (정책분야)
    2레벨
    (정책영역)
    4레벨
    (중기능)
    5레벨
    (소기능)
    6레벨
    (단위과제)
    업무
    설명
    보존
    기간
    보존기간
    책정사유
    비치여부

    이관시기
    공개
    여부
    접근
    권한
    공통/고유 200자 이내 1,3,5,10,30,준영구,영구 중 택일 100자이내서술 비치/아님(이관시기) (부분)공개/비공개 열람범위

기록물 보존분류 제도 변경

  • 기록물분류기준표에서 기록관리기준표 제도로의 주요 변경 내용을 소개하면 다음과 같다
    1. 분류체계의 변경
  • 국가기록원 작성의 기록물분류기준표 ⇒ 정부기능분류체계(BRM) 기반의 기록관리기준표
    1. 변경전
      기록물분류기준표(5단)
      기록물분류기준표(5단)
      대기능 국가의 주류기능, 중앙행정기관 또는 이에 준하는 수준의 중기능군 또는 사업군
      중기능 실 · 국 규모의 기관이 수행하는 수준의 소기능군 또는 사업군
      소기능 과/팀 규모의 기관이 수행하는 수준의 단위업무군(822)
      단위업무 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장 되는 수준의 업무 또는 사업으로 직제개정 등으로 업무변경 시에 2개 이상으로 분리되기 어려운 수준으로 세분화된 업무 또는 사업단위 인허가처리, 징계처리 등과 같이 동일한업무가 반복처리되는 경우의 동종업무 카드, 대장, 일지, 장부 등 비치기록물의 종류별 단위에 해당하는 업무 도면, 사진 등의 대상이 되는 행사, 시설, 주제, 사업단위의 업무
      발생, 경과, 완결의 관계로 연결되는 사안별 기록물 기록물 철 도면, 사진 등의 대상이 되는 동일한 행사, 시설, 주제, 사업단 등 카드류의 보관봉투, 테이프, 디스켓, 디스크 등의 롤, 장 등 최소 매체단위 기타 기록물 철(100매 미만) 단위에 적합한 수준의 동일 단위업무
    2. 변경후
      기록관리기준표(6단)
      기록관리기준표(6단)
      정책 분야 대국민 서비스, 정부 내 활동 등의 정부의 Business Area를 고려하여 구분 분류기준은 정부의 예산분류체계, 국가 간행정서비스의 통계자료 비교를 위한 국제기준 등을 고려하여 구분
      정책영역 정책분야를 각 부처별 수행하는 기능과 체계가 연결될 수 있도록 각 부처의 Business Area별로 세분
      대기능 각 부처의 국/실 수준에서 담당하는 기능
      중기능 각 부처의 과/팀 수준에서 담당하는 기능
      소기능 중기능을 수행하기 위하여 담당자가 수행하는 기능으로, 법률 · 직제 등 법적인 근거를 통하여 정해진 기능
      단위과제 업무 간 유사성, 독자성을 고려하여 담당자가 소기능을 영역별, 절차별로 세분화한 업무영역
  • 보존기관 관리주체변경
    1. 국가기록원 집중식 관리 ⇒ 각급 기관별 개별 관리
    2. 국가기록원에서 모든 단위업무에 대해 보존기간을 정하는 방식에서 벗어나 각 기관의 고유한 기능에 대한 전문성과 자율성을 고려하여 기관에서 보존기간을 책정하여 사용함.
  • 기록관리 항목의 변경
    1. 변경전
      기록물분류기준표
      기록물분류기준표
      적용단위 단위업무
      단위업무 보존기간
      보존방법
      보존장소
      비치기록물여부
      비치 이관시기
      검색어 지정기준 특수목록 위치
      제1, 제2, 제3특수목록
    2. 변경후
      기록물관리기준표
      기록물관리기준표
      기능분류 단위과제
      관리기준 -단위과제-
      업무설명
      보존기간
      보존기간 책정사유
      기능유형(고유/공통)
  • 대국민 고시 방법 및 주체의 변경
    1. 변경전
      기록물분류기준표
      기록물분류기준표
      고시 주체 국가기록원
      고시 방법 관보 혹은 공보
      정보통신망 제공 가능
      고시 내용 별도 규정 없음
      ※시행규칙 별지 3호 서식
    2. 변경후
      기록물관리기준표
      기록물관리기준표
      고시주체 각급기관
      고시방법 관보 또는 공보 홈페이지 등 정보통신망 제공 가능
      전년도 신규 시행, 보존기간 변경 단위과제의 과제명칭, 업무설명, 단위과제별 보존기간
  • 보존기간 책정 단위 변경
    1. 변경전
      기록물분류기준표
      기록물분류기준표
      단위업무 보존기간 보존기간 업무 조사 및 기관의 변경 신청을 통해 국가기록원 결정 (영제12조 3항)
      기록물 철 보존기간 처리과별 기록물 철 작성기준에 의거 처리과 결정(영 13조 2, 3항)
      변경 기관에서는 단위업무 일부 항목 변경으로 보존기간 조정 신청 가능 필요한 경우 전문관리기관의 장 결정 가능(영15조2항)
    2. 변경후
      기록물관리기준표
      기록물관리기준표
      단위과제 보존기간 기관에서 보존가치 분석을 통해, 영구 기록물관리기관과 협의하여 결정
      과제 관리 카드 보존기간 단위과제 보존기간 승계 영구 기록물관리기관에서 별도 수정 가능(영 26조 2항)
      변경 협의과정에서 영구 기록물관리기관에서 보존기간 조정 요구 시 기관에서는 이를 반영하여야 함(영 25조 4항)
  • 적용시스템의변경
    1. 기록생산시스템 : 전자문서시스템 ⇒ 업무관리시스템
    2. 기록관리시스템 : 기록관 시스템 ⇒ 기록관리시스템
  • 보존기관 종류의 변경
    1. 1, 3, 5, 10, 20, 준영구, 영구 ⇒ 1, 3, 5, 10, 30년, 준영구, 영구

기록관리기준표의 운영

  • 기록관기준표의 재정
    1. · 기록관리기준표는 안전행정부 장관이 정하는 정부기능분류체계(BRM)의 단위과제별로 기관별로 작성하는 것을 원칙으로 하며 BRM의 마지막 레벨(6레벨)인 단위과제별로 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유 등을 책정한다. 단 공개 여부 접근권한 등은 공공기관별로 달리 정할 수 있다.
  • 보존기간 책정
    1. · 보존기간은 단위과제별로 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분한다. 고유업무의 보존기간 책정기준은 공공기록물관리에 관한 법률 시행령 별표1 고유업무 보존기간 책정기준표에 따른다.
      고유업무 보존기간 책정기준표
    2. · 공공기관의 처리과별 공통업무는 처리과공통업무 보존기간표에 따른다.
      처리과 공통업무 보존기간표
    3. · 공공기관의 기관 공통업무에 대한 보존기간은 기관공통업무 보존기간표에 따른다.
      기관공통업무 보존기간표
  • 보존기간 작성주체
    1. · 단위과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 설정 · 시행하되, 영구 기록물관리기관의 장과 협의하여 확정한다. 영구 기록물관리기관의 장이 보존가치가 높다고 판단하여 단위과제별 보존기간의 변경을 요구한 경우에는 그 공공기관의 장은 이를 반영하여 기록관리기준표의 해당 사항을 수하여야 한다.
  • 기록관리기준표의 고시
    1. · 공공기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 관보 또는 그 기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.