생산 및 등록
기록물 생산
- 공적인 업무 수행과정에서 활동의 근거와 과정 및 결과를 구성하고 적법한 절차와 서식에 의해 기록물을 생산하고 있다.
- 책임 행정과 국민의 신분과 재산의 보장을 위한 근거와 토대로 생산하고 있다.
- 공적인 업무 수행과정의 경험축적은 역사.사회.문화.경제 등의 지식정보로 전환.활용되어 후대의 중요문화유산을 생산 하고 있다
생산의무부와 기록물
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등록대상 기록물
- - 결재문서, 조사.연구.검토서, 회의록
- - 대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록
- - 결재.검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본문서
- - 공공기관의 주요행사.사업 및 주요 직위자의 인물.업무활동 관련 시청각 기록물
- - 주요 업무와 관련된 보존가치가 있는 모든 기록물
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생산의무 기록물
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ㆍ조사.연구.검토서
- ① 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
- ② 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
- ③ 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
- ④ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약, 협약, 협정, 의정서 등
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ㆍ회의록
- ① 대통령이 참석하는 회의
- ② 국무총리가 참석하는회의
- ③ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
- ④ 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
- ⑤ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
- ⑥ 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률 」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
- ⑦ 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
- ⑧ 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
- ①, ③, ⑤에 해당하는 회의 중 영구 기록물관리기관장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 하나를 생산
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ㆍ시청각기록물
- ① 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진
- ② 외국의 원수, 수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
- ③ 국가 및 지방자치단체의 주요 행사
- ④ 국제기구 및 외국 등 대외관계의 주요사항
- ⑤ 대규모 예산투입사업 및 공사
- ⑥ 대규모공사로 본래 모습을 찾기 어렵게되는 사항
- ⑦ 없어지는 건축물중 사료적 가치가 높은 사항
- ⑧ 다수국민 관심사항(주요사건사고중 공공기관장이 인정한 사항)
- ⑨ 증빙용도가 높아 기록 작성보존할 필요가 있는 사항
- ㆍ생산의무부과의 필요성
- ㆍ책임성 있고 중요한 업무일수록 기록물의 생산을 기피하는 현상
- ㆍ책임소재가 불분명하여 투명한 국정운영이 사실상 불가능
- ㆍ역사적 실체의 정확한 기록이 없어 역사상의 구현이 불가능
- ㆍ전반적으로 중요한 보고서일수록, 또 중요한 회의일수록 기록이 남지않는 관행이 구두행정.밀실행정을 낳고 이로인해 투명한 국정운영과 후대의 역사사실규명에 커다란 장애가 됨
- ㆍ미국 등 외국에서는 회의록은 물론, 실무자의 검토보고서와 관련직위자의 논평, 회의록, 메모, 등 주요사안에 대한 처리시말 전리시말 전체가 담겨 있는 모든 기록물 화일별로 보존관리됨
생산기록물의 등록
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등록시기
- - 일반생산문서는 결재 또는 보고종료시, 반려 즉시
- - 시청각기록물의 경우,사진.필름류는 보존대상 선정직후
- - 녹음.동영상물은 편집 완료 직후
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등록항목
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- 기본등록사항 및 추가등록사항
- ㆍ기본등록사항 : 기록물 기본정보로서 모든 종류에 적용되는 공통등록사항
- ㆍ분류등록사항 : 분류번호(기록물철 분류번호), 특수기록물유형, 공개여부, 공개제한 부분표시, 특수목록에 관한 사항임
- ㆍ시청각기록물 추가등록사항 : 시청각기록물의 형태와 내용요약에 관한 사항임
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- 등록항목
- ㆍ기록물등록대장 양식보기
- ㆍ기록물배부대장 양식보기
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등록번호의 표시
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- 등록번호의 구성
- ㆍ처리과기관코드 + 연도별등록연번 111
- 6010509(처리과 기관코드) - 35(등록연번)
- 문서번호:분류번호개념(종래) =>등록번호,고유번호(개선)
- 생산등록번호 또는접수등록번호를 기록물에표기하는 때에는 처리과명을 표기함
- 접수기록물의 경우 접수등록번호를 기록물에 표기
- 등록번호의 표시
- - 기록물등록파일은 매년 기록물관리기관에 제출
- - 한번 등록하면 기존의 문서등록대장, 생산목록, 색인목록, 이관문서목록, 보존문서목록 등이 모두 처리 기록물 한건이라도 멸실된 경우 매년 제출한 전산등록파일을 통해 추적가능