기록관-처리과>생산 및 등록

기록물 생산

공적인 업무 수행과정에서 활동의 근거와 과정 및 결과를 구성하고 적법한 절차와 서식에 의해 기록물을 생산하고 있다.
책임 행정과 국민의 신분과 재산의 보장을 위한 근거와 토대로 생산하고 있다.
공적인 업무 수행과정의 경험축적은 역사.사회.문화.경제 등의 지식정보로 전환.활용되어 후대의 중요문화유산을 생산 하고 있다

생산의무부와 기록물

등록대상 기록물
1. - 결재문서, 조사.연구.검토서, 회의록
2. - 대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록
3. - 결재.검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본문서
4. - 공공기관의 주요행사.사업 및 주요 직위자의 인물.업무활동 관련 시청각 기록물
5. - 주요 업무와 관련된 보존가치가 있는 모든 기록물
생산의무 기록물
1. ㆍ조사.연구.검토서
  1. ① 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
  2. ② 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
  3. ③ 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
  4. ④ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약, 협약, 협정, 의정서 등
2. ㆍ회의록
  1. ① 대통령이 참석하는 회의
  2. ② 국무총리가 참석하는회의
  3. ③ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
  4. ④ 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
  5. ⑤ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
  6. ⑥ 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률 」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
  7. ⑦ 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
  8. ⑧ 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
  9. ①, ③, ⑤에 해당하는 회의 중 영구 기록물관리기관장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 하나를 생산
3. ㆍ시청각기록물
  1. ① 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진
  2. ② 외국의 원수, 수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
  3. ③ 국가 및 지방자치단체의 주요 행사
  4. ④ 국제기구 및 외국 등 대외관계의 주요사항
  5. ⑤ 대규모 예산투입사업 및 공사
  6. ⑥ 대규모공사로 본래 모습을 찾기 어렵게되는 사항
  7. ⑦ 없어지는 건축물중 사료적 가치가 높은 사항
  8. ⑧ 다수국민 관심사항(주요사건사고중 공공기관장이 인정한 사항)
  9. ⑨ 증빙용도가 높아 기록 작성보존할 필요가 있는 사항
4. ㆍ생산의무부과의 필요성
5. ㆍ책임성 있고 중요한 업무일수록 기록물의 생산을 기피하는 현상
6. ㆍ책임소재가 불분명하여 투명한 국정운영이 사실상 불가능
7. ㆍ역사적 실체의 정확한 기록이 없어 역사상의 구현이 불가능
8. ㆍ전반적으로 중요한 보고서일수록, 또 중요한 회의일수록 기록이 남지않는 관행이 구두행정.밀실행정을 낳고 이로인해 투명한 국정운영과 후대의 역사사실규명에 커다란 장애가 됨
9. ㆍ미국 등 외국에서는 회의록은 물론, 실무자의 검토보고서와 관련직위자의 논평, 회의록, 메모, 등 주요사안에 대한 처리시말 전리시말 전체가 담겨 있는 모든 기록물 화일별로 보존관리됨

생산기록물의 등록

등록시기
1. - 일반생산문서는 결재 또는 보고종료시, 반려 즉시
2. - 시청각기록물의 경우,사진.필름류는 보존대상 선정직후
3. - 녹음.동영상물은 편집 완료 직후
등록항목
1. - 기본등록사항 및 추가등록사항
  1. ㆍ기본등록사항 : 기록물 기본정보로서 모든 종류에 적용되는 공통등록사항
  2. ㆍ분류등록사항 : 분류번호(기록물철 분류번호), 특수기록물유형, 공개여부, 공개제한 부분표시, 특수목록에 관한 사항임
  3. ㆍ시청각기록물 추가등록사항 : 시청각기록물의 형태와 내용요약에 관한 사항임
2. - 등록항목
  1. ㆍ기록물등록대장 양식보기
  2. ㆍ기록물배부대장 양식보기
등록번호의 표시
1. - 등록번호의 구성
  1. ㆍ처리과기관코드 + 연도별등록연번 111
  2. 6010509(처리과 기관코드) - 35(등록연번)
  3. 문서번호:분류번호개념(종래) =>등록번호,고유번호(개선)
  4. 생산등록번호 또는접수등록번호를 기록물에표기하는 때에는 처리과명을 표기함
  5. 접수기록물의 경우 접수등록번호를 기록물에 표기
  6. 등록번호의 표시
2. - 기록물등록파일은 매년 기록물관리기관에 제출
3. - 한번 등록하면 기존의 문서등록대장, 생산목록, 색인목록, 이관문서목록, 보존문서목록 등이 모두 처리 기록물 한건이라도 멸실된 경우 매년 제출한 전산등록파일을 통해 추적가능