편철
기록물 편철제도
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편철제도의 의의
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직접적인 연관성을 지닌 기록물들을 편철하여 관리함으로써, 기록관리 및 정보의 단위을 구성하고 기록물에 대하여 물리적인 보호를 수행하는 실질적인 관리행위.
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기록물 편철의 일반원칙
- - 완결성 : 직접적으로 연관된 기록물들이 분산되지 않도록 연계
- - 편이성 : 편철행위가 간편하고, 취급 및 사용이 용이
- - 표준성 : 편철용구 및 편철방식의 표준화
- - 일관성 : 동일한 업무기능에서 생산된 같은 기록물의 편철방식 지속
편철기준
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상세업무단위로 편철
- 종래 업무종류별 편철 ⇒ 사안별 관련문서만 편철 · 건축허가관계철 · 홍길동건축허가 · 인사제도관계철 · 근무평정제도개선 · 국무회의록 추적가능 · 제203회 국무회의록
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기록물철작성기준
- - 발생.경과.완결 관계로 연결되는 사안별 기록물
- - 하나의 주제.과제.행사.회의.사안 관련 기록물
- - 도면 사진 등의 경우 대상이 되는 동일 행사.시설.주제.사업단위
- - 테이프, 디스크·디스켓 영화필름 등 분리곤란한 매체단위
- - 카드 등 낱장기록물은 일정한 분량(30건미만)의 보관봉투
- - 기타 100매단위 편철에 적당한 동일 단위업무
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처리과별 기록물철작성기준의 운영
- - 처리과별로 「단위업무별기록물철작성기준」 운영 ㆍ처리과장의 책임하에 기록물관리책임자가 작성 운영
편철방법
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종류별 편철.보관방법
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- 일반문서편철관리
- ㆍ업무진행중에는 진행문서파일에 발생순 또는 논리적 순서로 끼워관리
- ㆍ기록물철등록 후 전산출력한 표지와 색인목록을 놓고 순서대로 편철
- ㆍ100매이내로 철하고 양이 많은 경우 분철하여 권호수를 부여하고 면표시 연속
- ㆍ처리완결 후에는 진행문서파일에서 기록물만 분리하여 색인목록을 전산으로 출력하고 보존용표지 (규칙 [별표 4])를 씌워 편철용클립으로 고정
- ㆍ보존용표지를 씌운 기록물은 단위업무별로 보존상자에 넣어 관리하다가 이관
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- 보존용상자에는 측면에 보존상자표지 부착
- ㆍ진행문서파일은 다른 사안의 진행문서파일로 계속 재활용
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- 카드류편철관리
- ㆍ비치활용이 종료될 때까지 편철하지 않고 관리
- ㆍ비치활용이 종료되면 30건 단위로 보존봉투에 넣은 후 보존상자에 넣어 관리하고 보존봉투를 기록물철로 간주하여 기록물철등록부에 등록
- ㆍ기록물생산보존봉투에는 위에 색인목록을 놓고 목록순서대로 카드를 배열
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- 도면류편철관리
- ㆍ기록물생산사안단위로 도면봉투에 넣어 편상태로 도면함에 관리하다가 그대로 이관
- ㆍ보존봉투에는 위에 색인목록을 놓고 목록순서대로 도면배열
- ㆍ보존봉투당 도면의 철분량은 30매 이내
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- 사진필름류편철관리
- ㆍ사안단위로 사진 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리하다가 이관
- ㆍ보존봉투 위에는 색인목록을 놓고 목록순서대로 배열
- - 보관상자 라벨규격
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면표시 방법
- - 문건별 면표시는 중앙하단에, 철단위 면표시는 우측하단에 표시
- - 양면기재된 문서는 양면에 모두 면표시
- - 기록물철 면표시는 편철순서대로 맨윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 표지와 색인목록은 제외하고 본문부터 면표시
- - 기록물철단위 면표시는 최초에는 연필로 했다가 기록물정리가 끝나면 잉크 또는 넘버링기로 확정 표시
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상자 보관 및 이관방법
- - 사무실 활용중에는 담당자가 찾기 쉽도록 업무별 또는 담당자별로 구분하여 보관
- - 처리과에서 이관할 시는 업무담당자나 단위업무의 구분없이 생산연도별·보존기간별로 보관상자를 편성하여 편성후 이관
- - 기록물 이관시에는 이관목록을 작성한 후 이관목록상의 상자번호를 해당 보관상자에 표시하여 이관
